Existen infinidad de formas de organizar la lista de tareas que una persona tiene que hacer, la agenda de citas, o un diario de cuando ha hecho ciertas cosas de las que hay que "acordarse". De todos los modos posibles que hay yo llevo dos años organizándolo todo mediante org-mode.

Org-mode da muchísima más funcionalidad que un sistema de administración de tareas. Se puede usar para documentar, para construir páginas web, para organizar una wikipedia personal... en mi caso lo utilizo principalmente para organizar tareas, tener una lista de enlaces interesantes, una lista de RSS a los que estoy suscrito mediante elfeed y tener borradores de cosas como, por ejemplo, lo que voy a publicar en la web o la cápsula en algún momento.

Ficheros de texto plano

Todo se almacena en ficheros de texto plano que, si queremos, podemos cifrar (cosa que no he intentado hacer por lo que tampoco voy a mencionar mucho). Los ficheros .org tienen una notación que nos puede recordar bastante a Markdown. Así que los podemos editar desde emacs con la aplicación org-mode o desde cualquier otro editor. La aplicación org-mode nos da unas utilidades como poder configurar transiciones de estado a las tareas, métodos de captura con plantillas para añadir contenido a ficheros concretos, etc.

En mi caso tengo todo organizado en 20 ficheros y ahora mismo tengo un total de 529 tareas, finalizadas, pendientes o en progreso. Todo esto pesa, en total, 181 kilobytes.

Las tareas se organizan dentro de los ficheros de forma jerárquica y pueden tener o no estado. Podemos tener una tarea sin estado llena de varios niveles de subtareas todas con su estado propio. Las tareas pueden tener fecha de inicio, fecha de fin, podemos configurar para que la aplicación guarde la fecha en que cada tarea ha cambiado de estado... y pueden tener mucho texto, todo el que necesitemos.

Además en tareas con o sin estado podemos crear listas de acciones con un check box para poder indicar si la hemos realizado. En la documentación tenéis mucha información sobre las características que tienen estos ficheros.

Sincronizando las tareas

Como estamos hablando de ficheros de texto que ocupan muy poco, podemos sincronizarlos entre equipos de cualquier manera. En mi caso uso un servidor de NextCloud que me provee disroot. Pero podría ser un Nextcloud en mi casa, un volado mediante scp, una nube pública (en este caso si que os diría de cifrar los ficheros ;-) ;-) ) etc.

Y en el Android qué

En el móvil tengo estas tareas accesibles mediante orgzly, que me avisa de cuando tengo que hacer una tarea, me muestra la agenda de los próximos n días y me permite añadi y editar tareas y subirlas a la nube para tenerlas accesibles desde los ordenadores de casa.